Qu'est-ce que DocServer ?

La fonction DocServer a pour fonction de traiter les documents simultanément avec d’autres tâches comme le scannage ou l’intervention manuelle sur d’autres documents. La fonction est partie intégrante de PixEdit. La fonction DocServer intervient sur un nombre illimité de sous-répertoires (ou dossiers) où sont copiés en continu des fichiers provenant du scannage en réseau ou d’autres périphériques. L’usage préférentiel de la fonction concerne toutefois le traitement du scannage d’un lot de documents (scannage « au kilomètre » par exemple) qui sera effectué pendant le scannage du lot suivant. La fonction DocServer assure automatiquement en arrière plan les traitements sélectionnés afin que le scanner reste par voie de conséquence immédiatement disponible.

Le Traitement Après-Scannage sans immobiliser l’ordinateur Le concept de « Traitement Après-Scannage » est familier aux utilisateurs de PixEdit auxquels qui il procure une multitude de possibilités : réalignement, OCR, spécification des noms de fichier par code-barre, etc. etc. Le processus de scannage n’est pas nécessairement limité à une machine, le Traitement Après-Scannage peut s’appliquer à des fichiers situés sur un volume réseau sur un autre ordinateur ou en provenance d’un scanner multifonction.

L’usage habituel des fonctions de Traitement Après-Scannage requiert en effet un certain temps de traitement dépendant de la complexité des opérations à effectuer, enregistrées dans un « profil ». Dans la configuration habituelle l’ordinateur est indisponible pendant l’exécution des ces opérations. DocServer apporte une solution pour effacer cette contrainte en autorisant le scannage successif de plusieurs lots de documents, sans délais d’attente, les Traitements Après-Scannage étant effectués en tâche d’arrière plan.

Exploitation des processeurs récents DocServer est conçu pour exploiter toute la puissance des machines multi-processeurs ou multi-core (« multi-cœur »). Ces équipements sont nécessaires pour tirer parti de toute la puissance de DocServer. La fonction DocServer reste toutefois disponible avec des machines ne disposant pas de ces processeurs mais en fournissant des performances modérées (vérifier le cas échéant les spécifications des machines utilisées).

Sous-répertoires sources différents DocServer a été conçu pour exploiter un nombre non limité de sous-répertoires différents, avec un profil de Traitement Après-Scannage spécifique à chacun d’eux. La fonction DocServer se présente sous la forme d’une fenêtre PixEdit qui permet de contrôler l’état du processus, avec les tâches à effectuer et les erreurs rencontrées. Pendant le fonctionnement en tâche de fond de DocServer, de nouveaux sous-répertoires (dossiers) peuvent être créés et attachés à de nouveau profil de Traitement Après-Scannage, tout comme la correction d’éventuelles erreurs. Les pages traitées par DocServer sont affichées sous forme de vignettes. Bien entendu, DocServer supporte la technique du glisser-déplacer qui permet de manipuler les documents (voir plus loin).

Utilisation de base de DocServer La fonction est à mettre en œuvre lors du scannage de grandes quantités de documents par un scanner à hautes performances. Il faut cocher la case « Traiter les documents avec DocServer » dans la fenêtre « ScanBar » (fenêtre de pilotage du scanner) ce qui entraîne l’ouverture de la fenêtre DocServer. Cliquer sur le bouton démarrer dans la fenêtre DocServer : dès que le scannage d’un document est terminé, les opérations spécifiées dans le profil d’Après-Scannage sélectionné commencent à être exécutées en tâche d’arrière-plan.

Mise en œuvre de plusieurs scanners DocServer est conçu pour exploiter plusieurs scanners TWAIN connectés au réseau local d’entreprise. Si le scanner (à la norme TWAIN) est connecté à la machine utilisée, sélectionner simplement le scanner souhaité à partir de la fenêtre ScanBar. S’il s’agit de traiter la production d’autres scanners connectés au réseau, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le sous-répertoire (dossier) que DocServer devra scruter. Pour que DocServer utilise par défaut le dernier profil d’Après-Scannage utilisé, cocher la case « Scanner ». Pour utiliser un autre profil existant ou pour en créer un nouveau, cliquer sur le bouton Profil Après-Scannage. Il est possible de répéter l’opération plusieurs fois pour créer plusieurs sous-répertoires à scruter.

La plupart des scanners ou des périphériques multifonctions sont capables d’adresser les fichiers scannés dans différents sous-répertoires (dossiers), après configuration de la machine. DocServer peut scruter en continu plusieurs sous-répertoires différents même s’ils sont adressés par le même scanner. Cette méthode permet de configurer différents profils pour le scannage avec une configuration spécifique du Traitement Après-Scannage pour chaque profil de scannage. Bien entendu, si DocServer scrute différents sous-répertoires avec différents profils de Traitement Après-Scannage, les documents résultant des traitements peuvent être enregistrés dans un même sous-répertoire si l’utilisateur le souhaite, également avec des préfixes ou des formats de fichiers différents.

Glisser-déplacer des documents fichiers vers DocServer Les fonctions DocServer sont initialement prévues pour exploiter les fichiers scannés dans les répertoires à scruter, déplacés à l’initiative des programmes de pilotage des scanners, mais il est également possible d’utiliser les outils habituels comme l’Explorateur Windows. Les documents fichiers à traiter peuvent être déplacés aussi bien dans les sous-répertoires spécifiés dans DocServer que dans un dossier de la liste des dossiers de l’Explorateur.

Ainsi, PixEdit peut traiter toute une série de documents fichiers nécessitant des traitements différenciés. Certains doivent faire l’objet d’une reconnaissance OCR, d’autres doivent être enregistrés au format TIFF, d’autres encore au format CALS, etc. Il suffit de créer différents sous-répertoires repérés si nécessaire par une dénomination en rapport avec le traitement à effectuer, puis de configurer DocServer pour scruter chaque sous-répertoire ainsi créé avec le profil de Traitement Après-Scannage souhaité. Le scannage des documents est alors lancé. Les fichiers produits peuvent être simplement déplacés par glisser-déplacer directement dans le sous-répertoire souhaité ou bien dans DocServer.

La fenêtre DocServer

DocServer supporte la fonction glisser-déplacer (drag and drop en anglais). La partie supérieure de la fenêtre comporte les boutons Démarrer, Arrêter (ou Stop), ainsi que les boutons permettant d’ajouter ou de supprimer les sous-répertoires (dossiers) à scruter. DocServer est exécuté dans un processus machine (thread) différent de PixEdit. L’exécution de DocServer sur une machine multi-processeurs ou multi-cœurs n’entraîne pas de ralentissement notable du fonctionnement de PixEdit.

Démarrer et arrêter DocServer Cliquer sur le bouton Démarrer ou sur le bouton Arrêter. PixEdit peut être arrêté sans arrêter explicitement DocServer, dans ce cas, DocServer redémarrera lors de la prochaine ouverture de PixEdit. Pour prévenir l’arrêt inattendu des traitements pendant une période sans surveillance (traitements de nuit par exemple), placer PixEdit dans le groupe « Démarrage » de Windows.

Boutons Ajouter / Retirer Utiliser ces boutons pour ajouter ou retirer les sous-répertoires (dossiers) scrutés. DocServer dispose également d’une commande pour lancer le scanner TWAIN sélectionné (en cours) avec le profil Après-Scannage correspondant. La commande du scanner en cours ne peut pas être retirée. Si un sous-répertoire spécifique doit être temporairement désactivé, il est préférable de dé-cocher la case « Scanner » plutôt que de supprimer le sous-répertoire.

Définition des profils Lorsqu’un nouveau sous-dossier à scruter est ajouté, il faut spécifier les traitements à appliquer aux fichiers qui y seront copiés ou déplacés, la définition des traitements étant appelée « profil ». Si le profil souhaité est déjà spécifié, cliquer sur le nom du profil dans la liste. Un nouveau profil peut être créé ou modifié à partir d’un profil existant en cliquant sur « Édition d’un profil » dans la liste des profils.

Toujours vide Avec cette option DocServer traite tous les fichiers du sous-répertoire scruté et s’assure que le dossier est effectivement vide avant de passer au sous-répertoire suivant. Si l’option n’est pas cochée, DocServer traite un fichier puis passe au sous-répertoire à scruter suivant. Si l’option est dé-cochée pour tous les répertoires à scruter, DocServer partage le temps de traitement entre les sous-répertoires à scruter sur une base égalitaire. Cocher l’option « Toujours vide » pour un sous-répertoire à scruter revient à accorder une priorité à ce sous-répertoire, c'est-à-dire au scanner correspondant. Pour par exemple donner la priorité au scanner attaché à la machine, dé-cocher l’option pour tous les dossiers sauf celui qui correspond au scanner local.

Effacer le fichier source Par principe, tout fichier d’un sous-répertoire scruté est effacé après traitement par DocServer. Cependant, une copie de l’original avant traitement est enregistrée dans un sous-répertoire du sous-répertoire scruté et dénommé « Processed » ou « Traité ». Pour éviter cette copie, il suffit de cocher « Effacer les fichiers source ». Dans le cas de traitements importants en volume, si les fichiers sources sont conservés, prendre garde à l’accumulation des fichiers dans les sous-répertoires correspondants. Les documents après traitement sont enregistrés dans les sous-répertoires qui sont définis par l’utilisateur dans le profil Après-scannage sélectionné.

Compteurs de document DocServer tient à jour plusieurs compteurs de documents destiné à contrôler le processus de production. Chaque répertoire dispose de trois compteurs : nombre de documents traités, nombre de documents restants, nombre de documents générant une erreur.

Visualisation Chaque page traitée fait l’objet d’une visualisation dans une vignette.

Traitement des erreurs Le traitement des erreurs constitue un atout important de DocServer. Les erreurs les plus fréquentes résultent de la corruption d’un fichier, dont le format ne peut plus être reconnu par le programme, de lacunes dans le traitement d’informations attendues (code-barre manquant), etc.

Le compteur d’erreurs est incrémenté quand DocServer n’arrive pas à traiter un document. L’application exécute ensuite les autres tâches qui lui sont assignées, laissant l’opérateur traiter l’erreur le moment venu. Le traitement des erreurs s’effectue en cliquant sur le compteur d’erreurs (qui apparaît en rouge).

Le processus de traitement des erreurs dépend de l’erreur intervenue. Si le document provient du scanner en cours d’utilisation, cliquer sur le compteur d’erreurs ouvre directement PixEdit, permettant éventuellement de corriger ce qui doit l’être.

Dans les autres cas, les fichiers non traités pour cause d’erreur sont déplacés dans un sous-répertoire appelé « Non traité » ou « Not Processed » (sous-répertoire du sous-répertoire scruté). Cliquer sur le compteur d’erreurs revient à ouvrir le sous-répertoire « Non traité ». Il reste à l’opérateur d’examiner ces fichiers afin de découvrir le motif de l’erreur (fichier corrompu, choix d’un traitement inadapté, etc.) ou de tenter un nouveau traitement en redéplaçant le fichier dans le sous-répertoire scruté. Bien entendu DocServer poursuit les traitements des autres fichiers pendant ce temps.

Alarmes Si l’application DocServer doit s’arrêter de traiter un sous-répertoire pour une raison ou pour une autre, que ce soit de manière temporaire ou permanente, la fenêtre DocServer s’affichera en rouge. L’affichage en rouge peut également signifier que le sous-répertoire scruté n’est plus accessible. Le cas échéant, il sera de bonne pratique que de supprimer la définition de ce sous-répertoire dans DocServer, bien que DocServer continue à traiter les autres sous-répertoires à scruter.

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